总账系统

总账—设置—选项

系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。如制单是否序时，汇率方式采用固定汇率还是浮动汇率，明细账每页打印行数等。

进入【选项】后，用鼠标点击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”页签，即可进行账簿选项的修改。

【栏目说明】

一、凭证

选择“凭证”页签，可查看及修改有关凭证的选项。

A、制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制，共有三个选项：

1.制单序时控制：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，如有特殊需要可将其改为不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。

2.资金及往来赤字控制：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

3.可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，但如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

4.允许修改他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改别人填制的凭证，否则不能修改。

5.支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

6.制单权限控制到科目：若选择此项，在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

7. 现金流量项目必录：若选择此项，当前是现金流量科目时则必须录入现金流量项目。 

8.允许查看他人填制的凭证：默认为勾选状态。不勾选时非帐套主管只可以查看到本人填制的凭证。

B、外币核算：如果您的企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。

C、凭证控制：由以下几项组成：

⑴、打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。

⑵、凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，则应选择此选项。可通过系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置操作员审核权限。

⑶、出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过【出纳签字】功能对其核对签字后才能记账。

⑷、未审核的凭证允许记账：若选择了此项，则未经过审核的凭证可以进行记账。

D、凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。

如果以上默认账套参数与您实际需要不符，可以直接进行调整。

E、合并凭证显示、打印：此选项控制凭证打印的方式，默认不勾选。

l 勾选后在【凭证】-【打印凭证】打印参数选择界面、预览界面出现[合并分录打印]复选框。

l 勾选后，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核的凭证界面进行打印或预览时，默认为展开显示，在查看菜单项下增加功能项【合并 ctrl+A】；在凭证展开显示时，凭证打印/预览界面的【合并显示】不勾选，在凭证合并显示状态时，凭证打印/预览界面的【合并显示】勾选。在科目明细账显示或打印时凭证按照"按科目、摘要相同方式合并"或"按科目相同方式合并"合并显示，并在明细账显示界面提供是否[合并显示]的选项。

l 合并方式：按科目、摘要相同方式合并及按科目相同方式合并。

1、凭证展开处理方式

Ø 当总账选项选择[合并凭证显示、打印]时，在凭证界面【查看】下显示[合并 ctrl+A]，在凭证处于查询状态时此功能键可用，进行展开、合并的切换。

Ø 当总账选项不选择[合并凭证显示、打印]时，在凭证界面【查看】下不显示[合并或展开 ctrl+A]。

Ø 当凭证处于展开状态时，每一分录显示辅助项内容，凭证打印、预览默认[合并分录打印]不勾选。

Ø 当凭证处于展开状态时，合并的科目对应分录不显示辅助项内容。凭证打印、预览默认[合并分录打印]不勾选；合并分录状态下不提供修改辅助项的功能。

2、证打印/预览处理方式

Ø 选择“按科目、摘要相同方式合并”，则将“凭证类别+凭证号+科目+摘要”相同的分录合并打印，以一条分录显示，金额进行合计，辅助项不打印。

Ø 选择“按科目相同方式合并”，则将“凭证类别+凭证号+科目”相同的分录合并打印，以一条分录显示，金额进行合计，辅助项不打印。

3、明细账显示或打印处理方式

Ø 总账选项中选择“按科目、摘要相同方式合并”，则在科目明细账界面默认勾选[合并分录]，在明细账中将“凭证类别+凭证号+科目+摘要”相同的分录合并，以一条记录显示，金额进行合计，辅助项不显示打印。

Ø 总账选项中选择“按科目相同方式合并”，则在科目明细账界面默认勾选[合并分录]，在明细账中将“凭证类别+凭证号+科目”相同的分录合并，以一条记录显示，金额进行合计，辅助项不显示打印。

Ø 总账选项中不勾选时界面及处理同以前版本。

Ø 在明细账查询界面，当查询条件选择[是否按对方科目展开]时，不能进行合并显示、打印。

Ø 账簿套打时也支持合并打印，根据选项确定打印的方式。

二、账簿

选择“账簿”页签，可查看及修改有关账簿的选项。

A、打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。

B、明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。

1. 按月排页: 即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。

2. 按年排页:即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。

C、正式账每页打印行数：可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。

D、凭证打印行数：可对凭证每页的行数进行设置。

E、凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指畅捷通软件有限公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。系统提供三种套打纸型选择（6.0\7.0\上海版）。新增主要辅助、多栏账的套打功能。套打纸型如下：

SLJ7.0金额式明细账总分类账。

SLJ7.0外币金额式明细账总分类账。

SLJ7.0数量金额式明细账总分类账。

SLJ6.0金额式明细账总分类账。

SLJ6.0外币金额式明细账总分类账。

SLJ6.0数量金额式明细账总分类账。

F、明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。这种情况下，则应选择此选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。

如果以上默认账套参数与您实际需要不符，可以直接进行调整。

G、重置套打纸张设置：点击按钮清空C:\WINDOWS\system32\UFCOMSQL\ufformat.mdb数据库中cSysID<>”default”的所有记录。

H、凭证打印内容设置：点击凭证打印内容设置，调出如下界面，在此界面设置辅助内容的打印位置。设置后影响到凭证打印（包括套打）。

说明：

l 此界面增加提示语：“套打凭证时摘要、科目可以打印60个汉字”。

l 待选区值：部门、项目、个人、供应商、客户、结算方式、票号、日期、业务员。

l 摘要栏打印内容：默认选择结算方式、票号、日期、业务员。选择的内容名称将打印在凭证摘要列，不同的字段值用空格分隔。

l 科目栏打印内容：默认选择部门、项目、个人、供应商、客户。选择的内容名称将打印在凭证科目名称列，不同的字段值用空格分隔。

l 同一数据项不能同时选到摘要栏打印内容与科目栏打印内容中。

三、会计日历

用鼠标单击“会计日历”页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。

1) 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

2) 已录入汇率后不能修改总账启用日期。

3) 总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。

4) 总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。

5) 第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。

四、其它

对系统的其它选项进行设置。

A、数量小数位:在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而数量为10.25米，则系统将按10.25000显示输出。系统允许设置的数量小数位范围为2到6位。

B、单价小数位:在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而单价为3元，则系统将按3.00000显示输出。系统允许设置的单价小数位范围为2到8位。

C、本位币精度：若数据精确到整数（无小数位），则在制单中由汇率、外币计算本位币时，系统自动四舍五入为整数。

D、部门排序方式：在查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，您可根据需要在这里设置。

E、个人排序方式：在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，您可根据需要在这里设置。

F、项目排序方式：在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，您可根据需要在这里设置。

G、账套名称、单位名称、行业性质、会计主管等账套信息只在这里显示，若要修改，可到系统管理中去修改。

会计科目

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。

【项目说明】

一、级次：即科目级次，以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。级次由系统根据科目编码自动定义。

二、科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字（0?）、英文字母（A梈及a梲）及减号（-）、正斜杠（\）表示，其他字符（如 & "  ' ;  空格等）禁止使用。

三、科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。

科目中文名称和科目英文名称不能同时为空。若您在进入系统时选择的是中文版，则必须录入中文名称，英文名称可输也可不输；若您在进入系统时选择的是英文版，则必须录入英文名称，中文名称可输也可不输。

四、科目类型：

Ø 行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类。

Ø 行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。

如果您的计算机中安装了SQL，您可以用它打开Ufsystem.mdb的数据库的GL_codeclass表，找到您所需要的行业性质编号，对它所对应的科目类型进行修改，再建一套该行业的账（注意：不能使用预置科目），那么，这套账的科目类型将是您自已定义的了。

五、助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如: 管理费用 拼音为 guan li fei yong，则管理费用的助记码可写为 glfy，这样在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码 glfy  而不用录汉字管理费用，这样可加快录入速度，也可减少汉字录入的量。在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。

六、账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

七、辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：

Ø 部门核算

Ø 个人往来核算

Ø 客户往来核算

Ø 供应商往来核算

Ø 项目核算

注意：

l 一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。

l 个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只在上级设账类系统将不处理。

l 在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。

八、其他核算：用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

九、科目性质（余额方向）：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。

注意：

只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

十、外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，如果此科目核算的外币币种没有定义，可以用鼠标点取外币币种下拉选择框旁边的按钮〖参照〗，进入[汇率管理]中进行定义。

十一、数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件 、吨等。

银行存款科目要按存款账户设，需进行数量、外币核算的科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。

十二、其他：

Ø 封存：被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。

Ø 汇总打印：在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果您希望将这些笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置汇总打印，汇总到的科目设置成该科目的本身或其上级科目。

l 只有会计科目修改状态才能设置汇总打印和封存。只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目本身或其上级科目。当您将该科目设成汇总打印时，系统登记明细账仍按明细登记，而不是按汇总数登记，此设置仅供凭证打印输出。

l 如果您使用了应收应付系统，那么，您应在账套选择中将[往来控制方式]设置“往来凭证由应收应付系统生成”，这样，您在科目设置中定义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收应付系统的受控科目，此时您可自由修改是否受控，但如将客户、供应商辅助核算的科目更改为不受控，则不能查询客户、供应商的辅助账，只能查询明细账和总账。

上述项目输入完成后，如果输入正确，用鼠标单击确认按钮，否则可以用鼠标单击取消按钮取消此次增加。如果想继续增加，用鼠标单击增加按钮即可。

如何修改会计科目

将光标移到要修改的科目上，用鼠标单击〖修改〗或用鼠标双击该科目，即可进入会计科目修改界面。用鼠标单击修改按钮，进入修改状态，用户可以在此对需要修改的项目进行调整，修改完毕后，用鼠标单击确认按钮，如果想放弃修改，用鼠标单击取消按钮即可。如果要继续修改，用鼠标单击，〖第一页〗〖前页〗〖后页〗〖最后页〗找到下一个需要修改的科目，重复上述步骤即可。

没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。

已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。

如何判断科目已使用？

以下情况有一种成立，该科目即为已使用科目：

1、已制单、记账或录入待核银行账期初

2、已录入科目期初余额

3、已录入辅助账期初余额

4、已在凭证类别设置中使用

5、已在转账凭证定义中使用

6、已在多栏定义中使用

7、已在常用摘要定义中使用

8、已在支票登记簿中使用

已使用科目不能删除；

除4、6、7项外，符合上面任何一种情况的科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。

如何指定现金、银行科目、现金流量科目

用鼠标单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用〖 > 〗、〖>>〗选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。

此处指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。

如果本科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。

此处指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用，所以在录入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求您指定当前录入分录的现金流量项目。

如何定义科目自由项

在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还有许多辅助信息来说明此项业务的情况，如：若科目为部门核算科目，则可以录入此项业务发生的部门，这可以通过设置辅助账类实现。但除此之外，根据实际情况，可能还需录入其他的信息，如固定资产科目增加时，希望录入其增加方式，如购建、盘盈、捐赠等；又如录入库存商品时，希望录入其出入库方式等等。这些信息并不是凭证的主要信息，又无法设定其辅助账类，但在制单时又希望对这些信息提供录入的地方，并在查询时可以进行统计。若有了科目自由项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自由项是由用户在会计科目处自由设置并在填制凭证中自由录入的科目辅助项。

【操作步骤】

（1）在【会计科目】中按〖设置〗按钮。

（2）双击表头可根据需要定义自由项的名称，如定义为增加方式，出入库方式等。

（3）设置各科目的自由项，如：双击固定资产科目与增加方式交叉点的表格，将增加方式设为固定资产科目的自由项。

如何指现金流量科目

用鼠标单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用〖 > 〗、〖>>〗选择现金流量科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。

此处指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用，所以在录入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求您指定当前录入分录的现金流量项目。

科目参照的使用说明

在总账系统或其他系统中输入会计科目时，可以按〖参照〗按钮或按[F2]键，参照会计科目的信息。科目参照提供了强大的科目检索、模糊查询、过滤、编辑功能。它可以有效的提高录入速度，增强系统的灵活性。

1、如何参照选择会计科目？

在科目参照中列出科目类型，用鼠标双击科目类型可展开此类型下的所有一级科目。用鼠标点击科目，若科目有下级则双击该科目可以展开/缩回其下级科目。选定科目后按确定按钮可将该科目回显在输入框中，若科目为末级科目，也可以双击它返回。

2、如何定义常用科目？

在科目参照中用鼠标单击一科目，再点常用按钮，那么，这个科目就被设成了常用科目。展开目录树中的[常用]分支，可以看到所定义的常用科目。如果想取消该常用科目，可以在目录树中展开[常用]分支，选择要取消的科目，单击常用按钮，则此科目将不再是常用科目了。

3、如何模糊查询会计科目？

可以按科目编码、科目名称和助记码进行模糊查询。

按科目编码：输入部分科目编码后调用参照，可以定位到科目编码与之匹配的第一个科目。如：录入“20”，则参照时自动定位到编码以“20”为首的第一个科目201。

按科目名称：输入部分科目名称后，可以科目名称将与之匹配的科目都过滤出来，并按科目编码的先后顺序排列。如：输入“应付”，则参照时将列出所有“应付”开头的科目：应付账款、应付票据、应付工资?

按助记码：输入部分助记码后，可以将助记码与之匹配的科目都过滤出来，并按科目编码的先后顺序排列。

4、如何在科目参照中按辅助核算对科目进行过滤查询？

在[过滤条件]中进行选择，然后按过滤按钮，则自动按过滤条件过滤出所需科目。

[个人往来]不能与[部门核算]、[项目核算]、[客户往来]、[供应商往来]同时选择；[客户往来]不能与[供应商往来]同时选择；[个人往来]、[部门核算]、[项目核算]、[客户往来]、[供应商往来]五种辅助核算中最多可同时选择两种；[外币核算]、[数量核算]、[末级科目]、[银行账]、[日记账]无限制。

5、如何在科目参照中编辑会计科目？

在科目参照中按编辑键，调用会计科目设置功能对科目进行设置。

如何设置表外科目

行业性质为金融行业时，预置科目类型中加上“表外科目”一项。在会计科目中设置相应的“表外科目”科目类型，方法与增加会计科目同。此类型的科目在期初、期末的试算平衡中不参与平衡公式的检查。在制单、审核、记账中也不参与平衡检查，且不显示在发生额及余额表中。

注意：

会计科目设置中，不能对表外科目设置辅助核算。制单时，同一张凭证中若有表外科目，则不能有非表外科目存在。若科目类型中有“表外科目”，在查询科目汇总表、余额表、日报表、序时账等账表的查询条件窗中，显示选项：“查询表外科目”、“查询非表外科目”，默认为“查询非表外科目”，由您选择相应的查询内容。