用友T3会计从业资格考试专版账务处理基本操作

一．系统管理

1．账套管理 

账套指的是一组相互关联的数据。一般来说，我们可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。 

2．年度账管理 

在软件中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。这样，对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以方便地进行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。 

3．操作员及其权限管理 

为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理中提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。

（二）启动和注册系统管理

系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（Admin）的身份，二是以账套主管的身份。 

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。 

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。

1．启动系统管理

操作步骤：

打开桌面的‘系统管理’图标，系统管理模块启动。

2．注册系统管理

[例] 以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。

操作步骤：

(1) 在“〖系统管理〗”窗口中，执行“系统→注册”命令，打开“注册〖系统管理〗”对话框。

(2) 输入数据。操作员：admin；密码：（空）。

(3) 单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。

（三）设置操作员

设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。

[例] 增加操作员。

编号：01     姓名：张伟     口令：1

操作步骤：

(1) 执行“权限→用户”命令，进入“用户管理”窗口。

 (2) 单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加用户”对话框。

(3) 输入数据。

编号：001；姓名：张伟；口令：1；确认口令：1；

(4) 单击“增加”按钮，可输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。

提示：

· 操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

（四）建立账套

账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、账套的引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。

建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件将按基础参数自动建立一套账。

首次使用系统时，应先进行账套参数设置。它主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。账套参数应根据本单位的实际情况进行定义。

1．设置账套信息

账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号必须唯一，且用户必须输入。

账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入。

账套路径：用来输入新建账套所要被放置的路径，系统有默认路径，可以修改。但一般都使用系统的默认路径。

启用会计期：新设置的账套被启用的时间。规定启用会计期就是为了便于确定计算机方式下总账系统的起点，保证证、账、表数据的连续性。启用会计应在第一次初始设置时确定，一般地软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。

会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。有些单位可以根据单位实际情况自行设定, 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。

[例] 设置账套信息。

账套号：888

账套名称：安庆市第一建筑公司

账套路径：（默认）

启用会计期：2010年01月

操作步骤：

(1) 执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。

(2) 输入账套信息。

账套号：888；账套名称：安庆市第一建筑公司；账套路径：（默认）；启用会计期：2010年01月。

(3) 单击“下一步”按钮，进行单位信息设置。

2．设置单位信息

单位信息是用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况，建立本单位基本信息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。

[例] 设置单位信息。

单位名称：安庆市第一建筑公司

单位简称：安庆一建司（也可不填）

操作步骤：

(1) 输入单位信息。

单位名称：安庆市第一建筑公司。 

(2) 单击“下一步”按钮，进行核算类型设置。

3．确定核算类型

用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。

本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。

本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。

账套主管：用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须选择输入。

企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。

是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

[例] 确定核算类型。

记账本位币：人民币（RMB）

企业类型：工业

行业性质：新会计制度科目

账套主管：张伟

是否按行业预置科目：是

操作步骤：

(1) 输入核算类型。

本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目；账套主管：[001]张伟；选择“按行业性质预置科目”。

(2) 单击“下一步”按钮，进行基础信息设置。

4．确定分类信息

如果用户的客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。

[例] 确定分类信息。

客户是否分类：是

供应商是否分类：是

存货是否分类：否

有无外币核算：否

操作步骤：

(1) 确定分类信息。

选中 “客户是否分类”、“供应商是否分类” 复选框。

 (2) 单击“完成”按钮。系统弹出提示“可以创建账套了么？”。

(3) 单击“是”按钮，稍候，打开“分类编码方案”对话框。

5．确定编码方案

为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案, 这是一种分段组合编码, 每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。一级至最底层的段数称为级次, 每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。

[例] 确定编码方案。

科目编码，客户分类编码，供应商分类编码级次除默认外可自行设置

操作步骤：

(1) 修改分类编码方案。

科目编码级次：4-2-2-2-2；其他采用默认值。

(2) 单击“确认”按钮，系统提示“分类编码方案已被修改，保存其修改内容吗？”

(3) 单击“是”按钮，保存修改。同时打开“数据精度定义”对话框。

6．设置数据精度

数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。

[例] 设置数据精度。

操作步骤：

(1) 数据精度定义。所有小数位数均设置为2位。

(2) 单击“确认”按钮，系统提示创建账套成功。

(3) 单击“确定”按钮。系统提示是否立即启用账套。

(4) 单击“是”按钮。

7．系统启用

   在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管（改帐套为01用户张伟）的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。

[例] 启用总账子系统。

操作步骤：

(1) 选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框。

(2) 选择日期“2010年1月1日”。

(3) 单击“确定”按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗”？。

(4) 单击“是”按钮。最后单击“退出”按钮。

（五）设置操作员权限

操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。

操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。

[例] 设置操作员“王方”具有总账系统审核凭证的权限

操作步骤：

(1) 执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

(2) 选择“888账套”、“2010年度”。

(3) 选择“王方”。

(4) 单击工具栏中的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。

(5) 打开总账系统的子目，点击‘审核凭证’权限。

(6) 单击“确定”按钮。

提示：

· 一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。

二．系统初始化

（一）概述

系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。

总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

[例] 以“张伟”的身份注册进入企业应用平台。

账套：888；会计年度：2010；操作日期：2010-01-01；用户名：01；密码：1。 

操作步骤：

(1) 打开桌面的‘企业门户’。

账套“888 XXX公司”；会计年度“2010”；日期“2010-01-01”；用户名“[01]张伟”；密码“1”。

(2) 单击“确定”按钮，进入T6应用平台。

（二）设置基础档案

设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中被选择引用。

1．设置部门档案

　　在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

[例] 设置部门档案。

部门编码：1  部门名称：管理部

操作步骤：

(1) 执行“设置→基础档案→机构设置→部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。

(2) 单击“增加”按钮。

(3) 输入数据。

部门编码：1；部门名称：管理部；

(4) 单击“保存”按钮。

2．设置职员档案

职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。

[例] 设置职员档案。

职员编号：101   职员名称：李同  所属部门：管理部

操作步骤：

(1) 执行“设置→基础档案→机构设置→职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。

(2) 单击“增加”按钮。

(3) 输入数据。

职员编码：101；职员名称：李同；所属部门：管理部。

(4) 单击“保存”按钮后可继续增加，没有就点‘退出’

3．设置客户档案

企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在客户档案之前需将客户归类。

例：将按地区客户归类为

01：安庆     02：合肥

执行“设置→基础档案→往来单位→客户分类

[例] 设置客户档案。

客户编码	客户名称	客户简称	地址	邮政编码
001	北京志新小学	志新小学	北京市朝阳区开拓路1号	100011

操作步骤：

(1) 执行“设置→基础档案→往来单位→客户档案”命令，进入“客户档案”窗口。

(2) 单击选择“02”。

(3) 单击“增加”按钮，进入“增加客户档案”对话框。

(4) 输入数据。

客户编码：001；客户名称：北京志新小学；客户简称：志新小学；

 (5) 单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

提示：

· 必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

4．设置供应商档案

设置供应商档案和设置客户档案雷同

（三）设置会计科目

 [例]增加会计科目。

    科目编码：100201；科目名称：农业银行95599   科目类型：资产；科目性质：借方 

操作步骤：

(1) 执行“设置→基础档案→财务→会计科目”命令

(2) 单击“增加”按钮，进入“会计科目-新增”窗口。

(3) 输入科目相关内容。

    科目编码：100201；科目名称：农业银行95599 ；科目类型：资产；科目性质：借方； 

(4) 单击“确定”按钮。

提示：

· 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。

· 科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。

· 由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。

2．修改和删除会计科目

如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能来完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。

修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则, 即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。 

    修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(设为0), 才能修改或删除该科目。 

科目一经使用, 即已输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能在科目下增设下级科目。

3．指定会计科目

指定会计科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金、银行存款日记账。

在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。

 [例] 指定“现金”和“银行存款”会计科目。

操作步骤：

(1) 在“会计科目”窗口中，执行“编辑→指定科目”命令，进入“指定科目”窗口。

(2) 单击“现金总账科目”单选按钮。

(3) 单击选中“1001现金”科目。

(4) 单击“>”按钮，将“1001现金”科目由待选科目选入已选科目。

(5) 同理，将“1002银行存款”由待选科目选入已选科目。

(6) 单击“确认”按钮。

（四）设置凭证类别

（五）输入期初余额

期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。

1．总账期初余额录入

对于没有设置辅助核算的科目，可直接录入期初余额。

[例] 总账期初余额录入。

     “现金（1001）”科目的期初借方余额为5000元。

操作步骤：

(1) 执行“业务→财务会计→总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。

(2) 输入“1001现金”科目的期初余额5000，敲回车键确认。

2．辅助科目期初余额录入

 在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

 [例] 辅助科目期初余额录入。

会计科目：1131 应收账款              余额：借 30000元

日 期	客 户	摘 要	方向	金额
2004-12-26	志新小学	销售商品	借	30000

在‘应收账款’期初余额里双击出现‘客户往来期初’录入对话框，点‘增加’

    提示：

· 当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。此操作在本软件中很多地方是适用的。

3．试算平衡

期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。

[例] 试算平衡。

操作步骤：

(1) 输完所有科目余额后，在“期初余额输入”窗口，单击“试算”按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。

(2) 单击“确认”按钮。若期初余额不平衡，则修改期初余额直到平衡为止。

三．日常账务处理

在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账。

（一）填制凭证

填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。

1．增加凭证

 业务→财务会计→总账→凭证→填制凭证

 [例] 增加一张普通凭证。

借：管理费用(5501)   500

        贷：现金(1001)       500

2．修改凭证

在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。

3．删除凭证

（1）作废/恢复凭证

当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：进入填制凭证后，找到要作废的凭证。执行“制单→作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。

若当前凭证已作废，还可执行“制单→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

（2）整理凭证

凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

4．查询凭证

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

（二）审核凭证

凭证审核需先重新注册更换操作员，因为制单人和审核人不能为同一人，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。

[例] 更换操作员。

     以“王方”的身份重新注册‘企业门户’.

操作步骤：

(1) 执行系统菜单“凭证→审核凭证”命令，打开“审核凭证”查询条件对话框。

(2) 输入查询条件，可采用默认值。

(3) 单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

(4) 双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

(5) 检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

(6) 单击“下张”按钮，对其他凭证签字。

(7) 最后单击“退出”按钮。

提示：

· 审核人必须具有审核权。

· 作废凭证不能被审核，也不能被标错。

· 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

可以成批审核凭证

（三）记账

具有记账权限的人才可以对凭证记账，02王方只有凭证审核的权限，所以重新注册，更换操作员以01张伟注册进系统。

 [例] 记账。

操作步骤：

(1) 执行系统菜单“凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。

(2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。

(3) 单击“下一步”按钮。

(4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

(5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。

(6) 单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

(7) 单击“确定”，记账完毕。

· 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

· 上月未记账，本月不能记账。

· 未审核凭证不能记账。

（四）账簿查询

企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。

1. 基本会计核算账簿管理

基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。

(1) 总账的查询及打印

总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

(2) 明细账的查询及打印

明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

(3) 日记账的查询及打印

日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。

[例] 现金日记账的查询。

操作步骤：

(1) 执行“出纳→现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。

(2) 选择科目“1001现金”。

(3) 单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口。

(4) 双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。

(5) 单击“退出”按钮。

2. 各种辅助核算账簿管理

辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。

[例] 部门总账的查询。

操作步骤：

(1) 执行“总账→账表→部门辅助账→部门三栏总账”命令，进入部门三栏总账条件窗口。

(2) 输入查询条件，科目必须是修改为部门辅助核算的科目。

(3) 单击“确定”按钮，显示查询结果。 

(4) 将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。

四．结账

 (1) 检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。

(2) 月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。

(3) 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。

(4) 核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能结账。

(5) 损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账。

(6) 若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账，若没有，则本月不能结账。

结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额并将余额结转下月月初。

[例] 结账。

操作步骤：

(1) 执行系统菜单“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。

(2) 单击要结账月份“2010.01。

(3) 单击“下一步”按钮。

(4) 单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。

(5) 单击“下一步”按钮，系统显示“01月工作报告”。

(6) 查看工作报告后，单击“下一步”按钮。

(7) 单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

· 结账只能由有结账权限的人进行。

· 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

· 结账必须按月连续进行，上月未结账，则本月不能结账。

· 若总账与明细账对账不符，则不能结账。

· 如果与其他系统联合使用，其他子系统未全部结账，则本月不能结账。

· 结账前，系统要进行数据备份。

反结帐   （这里反结帐和反记帐只有帐套主管才可以操作）

点月末结帐  选中最后一个结帐月   同时按住CTRL+SHIFT+F6 三个键

下一步   弹出输入操作员口令  确认  结帐的标志   Y  就没有了  

反记帐

总帐   期末   对帐  同时按住CTRL+H两个键   弹出  恢复记帐前状态被激活  （再按就提示恢复记帐前状态被隐藏） 

 

再到 总帐  凭证  下面 在记帐和常用摘要之间就出现一个恢复记帐前状态

一般我们选 第二个 X月初状态    确定   输入帐套主管口令    确定   

五．编制会计报表

点开系统左边菜单  财务报表  

报表取数 

报表公式编辑和报表取数转换

固定资产

固定资产初始化

初始设置 

原始卡片录入

计提折旧

生成凭证（批量制单）

资产新增

卡片管理查询