文档编号：ZCZX-2011A6MJJV1
致远智慧协同概要介绍
——A6-m协同管理软件简介
北京致远协创软件技术有限公司
支持中心
2011.08
A6-m协同管理软件应用和价值简要介绍
A6-m协同管理软件是利用信息化手段，融合组织行为管理理论以达成有效的协同管理的重要武器，通过管理制度落地、贯彻执行落地、业务管理落地、时间管理落地、知识管理落地、文化建设落地，帮助提升组织效率，保障组织稳定和支撑组织发展的有效工具。
一、 A6-m协同管理软件的设计原理
l 以“人”为中心：以“人”为基本元素和出发点来设计和构造应用，实现最具个性化的工作空间，提供最佳的协作体验。
l 以“组织行为管理”为根本：对角色、事件、资源、规则、状态、结果等要素进行管理，实现组织行为和业务行为的最佳协作场景。
l 以“行为数字化” 为目标：应用Web2.0、云计算、移动等新技术，针对离散事件、非结构化信息、动态团队等信息进行管理，以实现组织的高效协作。
二、 A6-m协同管理软件功能架构
图1：A6-m功能架构图
三、 A6-m协同管理软件特点
1、协作管理和过程控制
1）传统授权方式的缺陷：目前有邮件、传真、电话、口头等授权方式；口头授权，缺乏记录，难以传递，容易失真、偏差、衰减；授权人遗忘、缺少考核、验收的参照。
随着企业规模的扩大，单位的管理效率会成倍降低而管理成本会成倍增加。据美国权威咨询机构的调查结果显示，企业员工每增加100人，其群体沟通能力下降11%，行政办公效率下降9%，公文传递速度下降5%。
2）协同平台中如何解决：“写一份协同”通过书面进行目标或任务的交待，通过可视化流程图，在授权者和被授权人之间建立了一种“可视化的责任关系”，对于双方而言，这项工作一旦以协同的方式发送出来，无论执行多长时间，有多少人参与，都将有凭有据有始有终皆可以被“看到”。如：事件和任务的交办处理。
图2：采用书面授权方式进行协作，流程透明清晰可见
图3：灵活的沟通策略
3）价值：
l 全程管控：所有协作信息均被完整记录，为查询和跟踪提供方便依据，从而减少了推委、扯皮的出现。
l 时时反馈：及时提供任务执行全程各状态、变动、结果等信息，确保任务执行全程明察秋毫。
l 提高执行力：解决组织内沟通、协调、反馈三大关键点，减少过程信息衰减，提高过程监控，提升组织整体绩效。
2、制度执行和规范管理
1）制度执行的难题：规范企业和职员行为的制度常常被束之高阁；制度太多几乎没有人能记住与自己相关的所有制度的细节；新员工培训量大；制度的执行涉及多个环节，传统方式效率很低，常因中间环节的延误使得重要工作变成不得不立即处理的”紧急重要“的事务，最终导致了”打破常规“的违章处理情况大大增加，使组织处于失控状态。
2）协同平台中如何解决：制度规范变成以“表单”＋“流程”形式；授权给对应的执行者；使用时直接调用，系统来保证流程过程的执行。如财务报销、人事请假、代理商订货审批等。
图4：结合公司规章制度低值易耗品申请及其流程
3）价值：
l 审批管理中心审批事务的持续改进过程也是组织管理流程持续优化的过程，可显著提升组织管理水平。
l 通过网上审批的刚性执行，实现“行为约束”和“制度落地”的管理，大大提高组织管理的规范性和可控性。
l 通过对时间、空间、地域限制的突破，加速组织审批速度，提升组织的决策反应能力。
3、公文管理
公文是组织更严谨办公要求不可缺少的应用。电子公文管理是指以电子化的方式实现公文收发、交换和存档。公文管理中心实现了电子公文一体化运转，支持单一组织内、以及多组织间各种形式的电子公文交换，并最终与公文档案系统无缝衔接实现电子公文的安全保存和管理。
图5：A6-m公文管理原理图
图6：符合国家公文管理办法
价值：
l 遵循标准：遵循各项国家电子公文管理标准，提供安全有效的电子签章系统，实现电子公文形成、交换、处理、归档等全过程的标准化、自动化，确保电子公文的合法性、权威性、安全性和有效性。
l 人性化：如特有的电子公文督办，时时监控公文运转情况，简便的异常情况手工调整，极大提高电子公文人性化需要。如定制提供个性化领导审批界面，保持原有领导习惯公文处理方式，方便领导工作。
l 个性化：提供个性化自定义设计和人性化的丰富灵活处理策略。
l 集中公文交换：支持多服务器的分布式部署下的电子公文交换，满足大型组织管理需求。通过标准化公文交换接口，为异构系统间的电子公文交换提供了基础保障。
4、知识和文档管理
1）知识管理的难题：缺少信息－知识转化的组织级流程和手段；信息存储分散、不便管理、学习不方便；缺乏管理过程型的知识；缺乏针对不同对象学习的控制手段。
2）协同平台中如何解决：通过A6-m建立“知识库“；建立信息的分类管理方法；收集、整理信息、分类成型知识；授权不同对象学习分享。能实现理论型知识、经营型知识和过程型知识的管理。实现文档、档案和知识的分层、分级管理。
图7：文档、档案和知识的分层及分级管理
3）价值：
l 统一知识库管理，加速组织知识沉淀，形成组织知识中心。
l 多样化知识传播手段，提高知识传播精准度，加速知识传播效率，提高显性知识复制率。
l 过程型知识沉淀，推动组织内隐性知识显性化，提升组织创新能力。
5、 沟通与企业文化建设
1）文化建设难题：缺乏文化价值观双向沟通渠道，沟通不足，信息缺乏对称；对时空要求高，异地处理、沟通成本高昂；沟通层次多、缺乏沟通管道和手段；缺乏文化建立、表现、传导的手段。
2）协同平台中如何解决：通过协同平台改善沟通“手段”； 通过部署网络，把分支机构、出差的员工联系起来，任何人一旦接入系统，就立即置身于组织当中，以多种方式与其他人进行沟通和信息对称；充分利用平台提供的公告、调查、论坛等多种方式，与组织互动探讨、增强组织成员参与、辅助文化建设；为领导了解为数众多的基层人员所关注的事物提供窗口和交流空间，倡导组织价值观，辅助文化建设。
图8：新闻、公告、调查、讨论等公告信息管理
6、快速应对外部变化
1）现在方式难题：变化是永恒的，应对变化的组织调整成本非常高昂甚至无法应对，职能空白导致无人负责。静态的组织机构面对动态外部变化或需求＝职能空白。
2）协同平台中如何解决：针对每一个变化，方便地从现有组织机构中跨部门地组建既肩负传统职能又针对临时性重要事件的“动态团队”，任命不同的角色和相关人员，制订这个临时性机构的流程模版和相关的文档资源授权体系；一旦项目团队建立起来，每个成员的办公桌面都会自动显示一个项目连接。点击这个连接，每个成员都可以调用项目模版、追加项目计划，召开项目会议，所有的过程都被记录下来，自动归档，即使最终项目完成，动态团队被解散，这一切处理过程也都能被保存下来。
3）应用价值：快速搭建针对变化的“动态团队”，高效协同，提高组织以“动”应“变”的能力！过程记录历历在目；项目成员皆可共享；通过协同平台建立“敏捷组织“；以临时项目为主线的全面的信息对称、保存和传递。
<完>
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